Les réunions sont au cœur de la vie professionnelle. Elles sont essentielles pour collaborer, décider, innover. Mais elles s’accompagnent d’une tâche souvent redoutée, chronophage et pourtant indispensable : la rédaction du compte-rendu. Qui n’a jamais passé des heures à déchiffrer ses notes, à synthétiser des débats complexes et à formaliser des décisions, pour finalement envoyer un document que peu de gens liront en détail ?
Selon une étude d’Atlassian, un employé de bureau passe en moyenne plus de 30 heures par mois en réunion. Une part non négligeable de ce temps est suivie par ce travail administratif fastidieux. Et si vous pouviez réduire ce temps de 80% ? Si vous pouviez transformer une transcription brute d’une heure en un compte-rendu parfait et actionnable en moins de 10 minutes ?
C’est précisément ce que permet l’intelligence artificielle, et plus particulièrement ChatGPT, lorsqu’il est guidé par des instructions claires et précises : les prompts.
Dans cet article, nous allons vous dévoiler 5 prompts testés et approuvés, allant du plus simple au plus avancé, pour automatiser la création de vos comptes-rendus de réunion. Préparez-vous à libérer un temps précieux pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : l’action.
Avant de commencer : La Préparation est la Clé
Pour que ces prompts fonctionnent de manière optimale, un prérequis est indispensable : vous devez disposer d’une transcription textuelle de votre réunion.
La bonne nouvelle ? La plupart des outils de visioconférence modernes (Teams, Zoom, Google Meet) proposent aujourd’un une fonction de transcription automatique de très bonne qualité. Il vous suffit de l’activer au début de votre réunion.
Conseil de pro : Avant de démarrer, demandez le consentement des participants pour l’enregistrement et la transcription, en expliquant que cela a pour unique but de générer un compte-rendu efficace et de garantir que toutes les contributions soient bien prises en compte.
Une fois votre réunion terminée, exportez le fichier texte (.txt ou .docx) de la transcription. C’est cette matière première que nous allons maintenant apprendre à sculpter avec ChatGPT.
Prompt 1 : Le Synthétiseur Rapide (Niveau Débutant)
Ce premier prompt est parfait pour obtenir un résumé clair et concis des points essentiels de la discussion. Idéal pour une communication rapide ou pour ceux qui n’ont pas le temps de lire un compte-rendu détaillé.
L’objectif : Extraire les informations clés sans effort.
Le Prompt à copier-coller :
Bonjour ChatGPT.
Je te fournis ci-dessous la transcription brute d'une réunion. Ton rôle est d'agir en tant qu'assistant de direction expert en synthèse.
Ta mission est de lire l'intégralité de la transcription et de produire un résumé concis en 5 points clés maximum. Chaque point doit représenter une idée ou une information majeure abordée durant la discussion.
Adopte un ton professionnel, clair et neutre. Ne fais aucune interprétation, base-toi uniquement sur les faits mentionnés dans le texte.
Voici la transcription :
[COPIEZ-COLLEZ L'INTÉGRALITÉ DE VOTRE TRANSCRIPTION ICI]
Pourquoi ce prompt fonctionne ?
- Jeu de rôle : En lui demandant d’agir en « assistant de direction expert en synthèse », vous activez un contexte qui l’aide à adopter le bon ton et le bon niveau de détail.
- Mission claire : L’objectif est précis (« résumé concis en 5 points clés maximum »), ce qui évite les réponses trop longues ou vagues.
- Contraintes : Les instructions « ton professionnel, clair et neutre » et « base-toi uniquement sur les faits » limitent le risque d’hallucination ou d’interprétation erronée.
Prompt 2 : Le Compte-Rendu Structuré (Niveau Intermédiaire)
Passons à la vitesse supérieure. Ce prompt ne se contente pas de résumer, il organise l’information dans un format de compte-rendu classique, beaucoup plus facile à lire et à archiver.
L’objectif : Produire un compte-rendu formel et bien structuré.
Le Prompt à copier-coller :
Bonjour ChatGPT.
Tu es un chef de projet senior spécialisé dans la communication efficace. Je te donne la transcription d'une réunion de projet.
Ta mission est de la transformer en un compte-rendu professionnel structuré selon le plan suivant :
1. **Participants :** Liste les noms des personnes qui ont pris la parole.
2. **Ordre du jour :** Déduis et liste les principaux sujets qui étaient à l'ordre du jour.
3. **Résumé des points discutés :** Pour chaque point de l'ordre du jour, rédige un paragraphe synthétisant les arguments, les points de vue et les informations partagées.
4. **Décisions Clés :** Liste de manière claire et concise (avec des bullet points) toutes les décisions qui ont été actées durant la réunion.
5. **Prochaines Étapes :** Identifie et liste toutes les actions à mener, en précisant (si possible) le nom du responsable et la date butoir mentionnée.
Le ton doit être factuel et professionnel. La clarté est la priorité absolue.
Voici la transcription :
[COPIEZ-COLLEZ L'INTÉGRALITÉ DE VOTRE TRANSCRIPTION ICI]
Pourquoi ce prompt est plus puissant ?
- Structure imposée : En lui donnant un plan précis (Participants, Ordre du jour, etc.), vous le forcez à organiser l’information de manière logique et utile. C’est le cœur de l’ingénierie de prompts : guider l’IA pas à pas.
- Extraction d’entités : Ce prompt demande à ChatGPT non seulement de résumer, mais aussi d’extraire des types d’informations spécifiques : des noms, des décisions, des actions.
- Orientation « action » : Les sections « Décisions Clés » et « Prochaines Étapes » transforment un simple résumé en un véritable outil de pilotage.
Prompt 3 : L’Analyste de Sentiments (Niveau Avancé)
Parfois, les faits ne suffisent pas. Il est crucial de comprendre l’ambiance d’une réunion, les points de friction ou les sujets qui ont généré un consensus. Ce prompt ajoute une couche d’analyse qualitative.
L’objectif : Comprendre la dynamique de la réunion et identifier les points sensibles.
Le Prompt à copier-coller :
Bonjour ChatGPT.
Agis en tant que consultant en communication et expert en dynamique de groupe. Je te fournis la transcription d'une réunion stratégique.
Ta mission est de produire une analyse en deux parties :
**Partie 1 : Compte-Rendu Synthétique**
Rédige un résumé des points clés et des décisions prises.
**Partie 2 : Analyse de la Dynamique**
En te basant sur le choix des mots, le ton et les interactions, analyse la transcription pour identifier :
* **Points de Consensus Fort :** Les sujets sur lesquels les participants semblaient unanimement d'accord.
* **Points de Divergence ou de Débat :** Les sujets qui ont généré des discussions animées, des opinions contradictoires ou des tensions.
* **Questions en Suspens :** Les points qui ont été soulevés mais qui n'ont pas trouvé de réponse claire ou de décision.
Pour la Partie 2, reste prudent et factuel. Utilise des formulations comme "Il semble que le sujet X a généré un débat..." et cite de courts extraits pour appuyer ton analyse.
Voici la transcription :
[COPIEZ-COLLEZ L'INTÉGRALITÉ DE VOTRE TRANSCRIPTION ICI]
Pourquoi ce prompt change la donne ?
- Double Mission : Il combine l’efficacité d’un résumé avec la finesse d’une analyse.
- Lecture « entre les lignes » : Vous demandez à l’IA d’utiliser ses capacités de traitement du langage naturel (NLP) pour interpréter non seulement ce qui est dit, mais comment c’est dit.
- Vision stratégique : Ce type de compte-rendu est extrêmement précieux pour un manager ou un chef de projet car il met en lumière les aspects humains et politiques d’une discussion, souvent bien plus importants que les faits bruts.
Maîtrisez ces techniques et allez plus loin
Ces trois prompts ne sont qu’un aperçu de ce qu’il est possible de faire. En maîtrisant l’art du Prompt Engineering, vous pouvez créer des instructions sur mesure pour tous vos besoins : extraire des données chiffrées, générer des emails de suivi, rédiger des présentations…
L’intelligence artificielle est un outil. Comme tout outil, sa puissance est décuplée entre les mains d’un artisan qui sait le manier. Apprendre à « parler » à l’IA, c’est acquérir la compétence la plus fondamentale de cette décennie. C’est s’assurer non seulement de ne pas être dépassé, mais de devenir un acteur clé de la transformation de votre entreprise.
Si vous souhaitez transformer ces techniques en une véritable compétence, augmenter radicalement votre productivité et devenir le référent IA de votre équipe, notre formation est faite pour vous.
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Prompt 4 : Le Générateur de Plan d’Action (Niveau Expert)
Ce prompt est entièrement tourné vers l’avenir. Il transforme la discussion passée en un plan d’action clair et structuré, prêt à être importé dans un outil de gestion de projet.
L’objectif : Transformer une discussion en un tableau de tâches actionnables.
Le Prompt à copier-coller :
Bonjour ChatGPT.
Tu es un "Project Management Officer" (PMO) expert, spécialisé dans la transformation des discussions en plans d'action. Je te fournis la transcription d'une réunion.
Ta mission est d'extraire TOUTES les tâches, actions et responsabilités mentionnées et de les formater dans un tableau Markdown avec les colonnes suivantes :
| Tâche | Responsable(s) | Date Limite | Statut |
|---|---|---|---|
**Instructions pour remplir le tableau :**
* **Tâche :** Décris l'action à réaliser de manière claire et concise. Commence par un verbe d'action.
* **Responsable(s) :** Indique le nom de la ou des personnes assignées à la tâche. Si personne n'est explicitement mentionné, écris "À définir".
* **Date Limite :** Indique la date butoir si elle est mentionnée. Sinon, écris "À définir".
* **Statut :** La valeur par défaut pour toutes les tâches doit être "À Faire".
Ne produis aucun autre texte, seulement le tableau. Sois exhaustif et ne manque aucune action mentionnée.
Voici la transcription :
[COPIEZ-COLLEZ L'INTÉGRALITÉ DE VOTRE TRANSCRIPTION ICI]
Pourquoi ce prompt est si efficace ?
- Formatage strict : Le format tableau Markdown est universel et peut être facilement copié-collé dans Notion, Asana, Trello, ou même un simple tableur.
- Exhaustivité : L’instruction « Sois exhaustif et ne manque aucune action » pousse le modèle à être particulièrement méticuleux.
- Pragmatisme absolu : Ce prompt ignore le « bruit » de la conversation pour se concentrer uniquement sur ce qui fait avancer le projet : qui fait quoi, et pour quand. C’est l’outil ultime du chef de projet efficace.
Prompt 5 : L’Assistant de Communication (Niveau Maîtrise)
Le travail ne s’arrête pas au compte-rendu. Il faut communiquer les décisions et les actions aux différentes parties prenantes. Ce prompt final automatise même cette étape.
L’objectif : Créer des communications adaptées à différentes cibles à partir d’une seule réunion.
Le Prompt à copier-coller :
Bonjour ChatGPT.
Agis en tant que Directeur de la Communication. Je te donne la transcription d'une réunion importante.
Ta mission est de générer 3 livrables de communication distincts, chacun adapté à une cible spécifique :
**1. Email de Suivi pour les Participants :**
* **Ton :** Collaboratif et direct.
* **Contenu :** Rappelle brièvement les 3 décisions majeures, liste le plan d'action personnalisé pour chaque participant (mentionne uniquement les tâches qui le concernent), et remercie pour l'implication.
**2. Note de Synthèse pour le Comité de Direction (CODIR) :**
* **Ton :** Stratégique et synthétique.
* **Format :** 3 paragraphes maximum.
* **Contenu :** Présente le problème qui a été discuté, la solution qui a été décidée, l'impact attendu sur le business (ROI, délais, etc.), et les prochaines grandes étapes. Ne rentre pas dans les détails opérationnels.
**3. Message pour le Canal Slack Général :**
* **Ton :** Positif et informatif.
* **Format :** Court et facile à lire, avec des emojis.
* **Contenu :** Annonce la tenue de la réunion sur le projet X, communique la grande décision qui a été prise et son bénéfice pour l'équipe ou l'entreprise, et félicite les équipes pour leur progression.
Sépare chaque livrable par un titre clair (--- EMAIL PARTICIPANTS ---, --- NOTE CODIR ---, --- MESSAGE SLACK ---).
Voici la transcription :
[COPIEZ-COLLEZ L'INTÉGRALITÉ DE VOTRE TRANSCRIPTION ICI]
Pourquoi ce prompt est le summum de l’efficacité ?
- Adaptation à l’audience : Il démontre une compréhension fine qu’une même information doit être présentée différemment selon la cible. C’est une compétence de communication de haut niveau.
- Gain de temps exponentiel : Ce prompt ne vous fait pas gagner 2h, il vous en fait gagner 4 ou 5. Il condense le travail de synthèse, de rédaction et d’adaptation en une seule commande.
- Impact maximal : En communiquant de manière ciblée, vous vous assurez que l’information est non seulement envoyée, mais aussi comprise et intégrée par tous.
En conclusion, l’automatisation des comptes-rendus n’est que la partie émergée de l’iceberg. En apprenant à dialoguer intelligemment avec l’IA, vous débloquez des niveaux de productivité et d’efficacité qui étaient jusqu’alors inaccessibles. C’est une véritable révolution dans notre manière de travailler, et elle est à votre portée.
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